Bien choisir la salle ! Première pierre à l’édifice de l’organisation d’un mariage.

mai 23, 2019

Beaucoup de futurs mariés choisissent les saisons les plus chaleureuses pour se marier et la majorité des mariages ont donc lieu entre mai et septembre, ce qui créé une concentration des demandes sur une courte période. Alors si vous ne voulez pas que la salle idéale pour vos futurs mariés leur passe sous le nez ce sera bien souvent l’une des premières étapes à valider pour pouvoir organiser la suite de leur mariage sereinement .Et oui, ils ne seront surement pas les seuls à vouloir se marier début juillet ou fin août !

Une première étape à commencer dès que possible

Si leur date est arrêtée fermement, il leur faudra commencer la recherche du lieu parfait environ 18 mois avant leur mariage, voir même plus pour certaines régions aux salles très prisées et à certaines dates clefs (surtout en début et fin d’été).

Alors sans plus tarder, voici quelques conseils pour que vous les accompagniez sereinement sur cette recherche importante.

Tout d’abord : un bon wedding planner a un bon carnet d’adresse, mais comment le constituer et où trouver les bonnes adresses de salles ?

C’est un gros travail de recherche qui commence : internet regorge d’annuaires de salles, faites aussi confiance au bouche à oreille, faites fonctionner votre réseau et armez vous de patience pour aller visiter les petits bijoux cachés de votre secteur. Savoir dénicher des lieux méconnus et uniques sera un réel atout à mettre en avant pour votre agence. Les mariés attendront de vous que vous puissiez leur conseiller des salles répondant à leurs critères et sortant parfois des sentiers battus. Il vous faudra donc bien connaitre l’offre de votre région pour être capable de cibler rapidement les salles pouvant leur correspondre.

Quel type de salle choisir ?

Avant d’entamer vos recherches, définissez bien avec le couple quel type de salle peut correspondre pour leur mariage !? La première question à se poser va être de définir l’esprit, l’ambiance qu’ils imaginent pour cette journée afin d’orienter vos propositions :

Sont-ils plutôt mariage de princesse dans un château, mariage atypique dans une yourte ou dans un chapiteau de cirque par exemple, ou même mariage plus champêtre avec une réception en extérieur… ? Il faut que le style de vos propositions de salles leur corresponde, il s’agit de la première pierre pour la décoration et pour l’image qui restera de leur journée !

Bien préparer les visites

Une fois que vous avez une première sélection de salles, préparez bien les visites :

Vérifiez combien de temps il y a pour aller du lieu de cérémonie à la salle de réception et si celle-ci est facile d’accès, s’il y a suffisamment de possibilité de se garer sur place. Ce sont des points importants pour organiser ensuite le déroulement du jour J et de ses temps forts !

En tant que Wedding-Planner, il vous faudra connaitre précisément :
- La superficie de la salle : comptez 1m2 par convive assis + la moitié pour danser, donc par exemple si les mariés prévoient 100 invités et que souhaitent un repas assis et un espace danse il leur faudra une salle de minimum 150m2 . Idéalement, demandez aux propriétaires s’ils ont un plan de leur salle avec une simulation de tables mises en place ou prévoyez de le faire afin d’aider le couple à se projeter dans la salle une fois celle-ci aménagée.
- Les solutions de repli existantes (pour le vin d’honneur par exemple), même en été il faut anticiper les caprices de la météo !
- Demandez s’il y a une limite horaire pour la musique et la présence dans la salle. Attention certaines salles surfacturent les heures en plus, mieux vaut être prévenu avant pour éviter les mauvaises surprises !
- Demandez bien de quand à quand la salle est mise à disposition, c’est très pratique de l’avoir à l’avance pour installer la décoration et de pouvoir la rendre le dimanche soir pour prolonger un peu les festivités !
- Vérifiez les cuisines et le matériel à disposition, afin de pouvoir faire le lien avec le traiteur et pour prévoir les éléments manquants le cas échéant;
- Demandez à voir le mobilier mis à disposition, tables, chaises, … Si vous devez en louer en plus tenez en compte dans le budget. Certaines salles semblent moins chères mais ne mettent rien à disposition et la facture finale est souvent bien plus salée !
- Faites un point avec les propriétaires sur les restrictions en terme de décoration ou d’animations, certains lieux n’acceptent pas les bougies par exemple ni les feux d’artifices, c’est bon à savoir afin de pouvoir faire des propositions adéquates au couple.
- Demandez s’il y a bien l’exclusivité du lieu, certains lieux de réception disposent de plusieurs salles, ce n’est jamais très agréable de se retrouver nez à nez avec une autre mariée le jour de son propre mariage alors renseignez vous bien avant !

Surtout, dès que vos mariés sont décidés, signez un contrat ! Il vous garantira que la salle est bien réservée pour eux et évitera de mauvaises surprises.

Alors bonnes visites !

Crédit photo : Florian CARMONA